Hasil Sosialisasi GNSTA Desa/Kelurahan se-Kabupaten Jembrana

Arsip masih dipandang sebelah mata. Pernyataan tersebut masih menjadi dasar bagi Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana untuk menyadarkan perangkat desa/kelurahan untuk mulai memahami arsip, bentuk, arsip, sampai pada pengelolaannya. Masih terdapat arsip-arsip yang tidak teratur, mengingat arsip tersebut terus tercipta dan tertumpuk di ruang kerja.

Untuk itulah Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) sebagai upaya untuk peningkatan kesadaran penyelenggara pemerintahan desa/kelurahan dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan diadakan. Penyelenggaraan dimaksud meliputi aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.

Pelaksanaan kegiatan Sosialisasi GNSTA awalnya dilaksanakan 9 April s.d. 21 Mei 2018, dengan peserta dari Desa/Kelurahan Kecamatan Jembrana, Kecamatan Negara, dan Organisasi Perangkat Daerah. Khusus untuk Desa/Kelurahan pesertanya terdiri dari Staf Desa, LPM, dan PKK. Dalam rentang bulan April s.d. Mei 2018, kami melakukan sosialisasi GNSTA bertempat di Kantor Desa/Kelurahan. Secara umum penyampaian materi sosialisasi masih terfokus pada arsip perseorangan, sedangkan materi tentang arsip organisasi sangat sulit kami berikan. Mengingat peserta sosialisasi kebanyakan dari masyarakan.

Pada tanggal 17 juli s.d. 31 Juli 2018, kami mengadakan lagi sosialisasi yang menyasar desa/kelurahan. Kegiatan sosialisasi dimaksud bertempat di Gedung Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana. Kami mengundang Sekretaris Desa dan Staf Pengelola Kearsipan untuk hadir dalam sosialisasi dimaksud. Secara umum, materi sosialisasi yang kami sampaikan terserap sangat baik. Materi dimaksud mengenai pengantar kearsipan, organisasi kearsipan, instrumen kearsipan, dan pengelolaan arsip dinamis. Kami menekankan agar desa/kelurahan membuat unit kearsipan (record center). Record center dimaksud adalah ruangan sebagai tempat menaruh arsip inaktif semua unit pengolah. Di ruang kerja (unit pengolah) hanya ada arsip aktif saja.

Ada beberapa informasi dan masukan dari peserta sosialisasi, di antaranya Sekretaris Desa Brangbang yang mulai menyediakan ruang record center, Sekretaris Desa Nusasari yang menekankan pada payung hukum kearsipan, dan Kasi Pemerintahan Kecamatan Melaya yang menanyakan masalah insentif bagi pengelola arsip. Kami menyambut baik terhadap informasi dan masukan dimaksud.

Semoga dengan sosialisasi GNSTA ini, dapat memberikan pemahaman bagi Perangkat Desa/Kelurahan dalam penyelenggaraan kearsipan. Kami berharap arsip yang dimiliki dapat dikelola secara sistematis sehingga dapat mempermudah dalam penemuan kembali arsip. (dp)