Susutkan Arsip Sebelum Menumpuk

Arsip akan terus tercipta selama organisasi masih berjalan. Tidak jarang kita melihat arsip menumpuk di ruang kerja. Secara ideal perlu dibedakan tempat untuk arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif ditempatkan di ruang kerja, sedangkan untuk arsip inaktif ditempatkan di ruang record center. Umumnya, permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip adalah terbatasnya sarana dan prasarana yang dimiliki. Contohnya adalah ketersediaan rak arsip dan ruangan yang masih terbatas. Tidak jarang arsip-arsip menumpuk, diletakkan di lorong kantor, diletakkan di gudang yang bercampur dengan peralatan-peralatan rusak, dan masih banyak lagi kemungkinan yang lain.

Idealnya, arsip memiliki daur hidup. Daur hidup dimaksud adalah penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Arsip diciptakan oleh unit pencipta berdasarkan tata naskah dinas dan klasifikasi arsip, kemudian arsip digunakan dan dipelihara oleh unit pengolah bedasarkan jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, selanjutnya arsip tersebut disusutkan. Penyusutan dimaksud dibagi menjadi tiga, yakni pemindahan ke record center, pemusnahan oleh pencipta arsip, dan penyerahan arsip ke Lembaga Kearsipan. Kegiatan penyusutan tersebut berpedoman kepada jadwal retensi arsip.

Melihat fenomena tersebut, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana melaksanakan Sosialiasi GNSTA untuk Organisasi Perangkat Daerah Pemkab Jembrana. Kegiatan dimaksud dilaksanakan pada tanggal 2 Agustus 2018. Materi yang disampaikan adalah pengantar kearsipan dan penyusutan arsip. Dalam sosialisasi, kami menghimbau kepada seluruh OPD untuk mulai menata arsip yang dimiliki dan menyerahkan arsip inaktif lima tahun keatas yang berketerangan permanen dan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana.

Pada kenyataannya, kita belum memiliki Peraturan Bupati yang mengatur tentang jadwal retensi arsip dan penyusutan arsip. Berdasarkan, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2001, menyebutkan bahwa Bagi Instansi Pemerintah, dan Swasta yang belum memiliki atau membuat JRA, proses penilaian arsipnya diawali dengan suatu kegiatan yang mengacu kepada Surat Edaran Kepala ANRI Nomor SE/01/1981 tentang “Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip”. Setelah tahapan kegiatan sesuai surat edaran ini dilaksanakan, selanjutnya diadakan penilaian arsip seperti halnya ketika membuat JRA.

Dari surat edaran dimaksud, OPD dapat melakukan penyusutan arsip (penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah). Kegiatan penyerahan arsip dilaksanakan melalui tahapan penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah, penilaian arsip statis oleh tim penilai, pemberitahuan penyerahan arsip statis dari Pencipta Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah, verifikasi dan persetujuan dari Lembaga Kearsipan Daerah, penetapan arsip yang diserahkan, dan pelaksanaan serah terima arsip statis.

Semoga setelah diberikan sosialisasi GNSTA, OPD dapat mulai memilah-milah arsip statis yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah. Arsip yang diserahkan harus sudah tertata dan dilengkapi dengan daftar arsip. (dp)