LKD Siap meng-Akuisisi Informasi Statis

12 Sep 2018 Posted By: pad (dilihat 2681 kali)



Arsip-arsip yang tercipta dari suatu organisasi digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu dinamakan arsip dinamis, sedangkan arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dalam JRA, dan berketerangan dipermanenkan. Arsip statis selanjutnya diserahkan oleh Pencipta Arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah. Proses tersebut dinamakan akuisisi arsip.

Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana salah satu tugasnya adalah mengakuisisi arsip. Akuisisi ini dilakukan dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip untuk generasi mendatang yang akan menggunakannya untuk berbagai keperluan seperti penelitian, sumber informasi, kajian pengembangan ilmu pengetahuan, bukti, dan lain sebagainya. Mengingat keberadaan arsip statis di Lembaga Kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip, tetapi berada di Lembaga Kearsipan. Dengan demikian rekaman peristiwa yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.

Lembaga Kearsipan Daerah, melalui surat edaran dari Sekretariat Daerah Nomor 045.2/499/DPK/2018, perihal Akuisisi Arsip Inaktif dan Statis, memohon agar Para Kepala Dinas/Badan/Kantor/Bagian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Jembrana mulai menyerahkan arsip statis dan arsip inaktif yang berusia paling sedikit 5 (lima) tahun. Arsip inaktif dimaksud adalah arsip yang sudah berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip. Untuk mengetahui arsip akan layak diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah, dilakukan penilaian oleh tim penilai arsip dari pencipta arsip. Penilaian dimaksud adalah proses menentukan status arsip yang layak untuk diakuisisi. Verifikasi dilakukan terhadap arsip statis yang tercantum di di dalam JRA yang berketerangan di permanenkan serta terhadap arsip yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan di dukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Serah terima arsip statis merupakan proses akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis terkait dengan peralihan tanggung jawab pengelolaan arsip dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah harus sudah tertata sesuai peraturan yang berlaku. Sebagai panduan dalam melakukan akuisisi, Lembaga Kearsipan Daerah berpedoman kepada:
1. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder.
2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis, Peraturan;
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis bagi Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan; dan
4. Peraturan Kepala Anri Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Semoga dengan akuisisi arsip ini, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Jembrana dapat menyelamatkan dan melestarikan memori kolektif bangsa untuk generasi mendatang. (dp)

Kembali