Menata Informasi dalam Sistem Kearsipan

12 Sep 2018 Posted By: pad (dilihat 1389 kali)



Sebagai salah satu sumber informasi terekam, arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung proses manajemen dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efesiensi kerja. Di lingkungan pemerintahan, arsip merupakan dokumen penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta pembangunan selanjutnya.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini maka pengelolaan arsip memerlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Secara umum, Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) adalah suatu sistem informasi kearsipan yang meliputi pengumpulan, pengelolaan, penyusutan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif, efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijaksanaan, strategi dan program pembangunan.

Lembaga Kearsipan Daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana telah membuat Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) yang dapat dimanfaatkan di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Jembrana. Dengan memanfaatkan sistem ini diharapkan dapat membantu unit pengelola dan unit kearsipan dalam menata arsip-arsip yang dimiliki. Sistem kearsipan dalam aplikasi ini dapat menjadi pedoman bagi unit pengolah maupun unit kearsipan dalam mengelola arsip-arsipnya di ruang kerja.

Aplikasi SIKD akan diterapkan kepada seluruh Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Jembrana secara cuma-cuma. Sebelum dimanfaatkan, aplikasi ini perlu diujicobakan terlebih dahulu. Lembaga Kearsipan Daerah akan menunjuk dua desa/kelurahan dan dua dinas sebagai pilot project pemanfaatan aplikasi. Desa/Kelurahan maupun OPD yang ditunjuk wajib menyediakan peralatan komputer dan Petugas (Operator) aplikasi. Hasil dari kegiatan tersebut dapat memberi masukan bagi kami dalam mengenal sistem kerja yang berlaku dan demi penyempurnaan aplikasi selanjutnya. Semoga dengan aplikasi ini dapat memberikan pengaruh positif di bidang tata kearsipan. (dp)

Kembali