PENGAMANAN INFORMASI KWAJIBAN SETIAP PNS

Drs. I Gst Ngr Suprayoga.K
Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Jembrana

PENDAHULUAN
Kabupaten Jembrana yang merupakan satu dari 9 (sembilan) Kabupaten/Kota di Bali yang memiliki struktur organisasi paling effisien di propinsi Bali dan dalam suatu Organisasi Pemerintahan yang kecil effektif, hal terpenting adalah adanya kesadaran dari setiap Satuan Unit Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) dimana keberadaannya hanyalah merupakan satu sub sistem dari suatu oraganisasi besar, sehingga dapat berfungsi sebagai pilar - pilar penyangga dari sistem organisasi yang lebih besar. Dan masing-masing tiang penyangga mau dan mampu berfungsi dengan baik dan benar dengan koordinasi dan keterkaitan kerja antar Satuan Unit kerja yang harmonis sangat diperlukan adanya dukungan pengelolaan informasi /Arsip yang baik dan benar sesuai dengan aturan perundangan yang ada dan berlaku, hal ini akan memungkinkan satuan-satuan unit kerja yang ada dapat berjalan secara kompak. Harmonis serta saling melengkapi satu sama lainnya.
Pengelolaan informasi menyangkut kelancaran arus informasi antar Satuan Unit Kerja dan yang yang paling utama yakni adanya tanggung jawab dari masing-masing Satuan Unit Kerja dalam menjaga keamanan keberadaan informasi, sehingga informasi yang menurut sifatnya dan menurut perintah wajib dirahasiakan tidak sampai jatuh ke tangan pihak – pihak yang tidak berkepentingan.
Menjaga keamanan informasi wajib dan harus dilaksanakan oleh setiap pegawai negeri mulai dari staf sampai Pejabat. Dan kwajiban menjaga kerahasiaan suatu informasi pada hakekatnya wajib dan harus dilaksanakan sejak seseorang secara resmi diangkat sebagai pegawai negeri, karena seorang pegawai negeri dalam melaksanakan kedinasannya wajib mengucapkan 2 (dua) macam sumpah, sumpah yang permata diucapkan pada saat resmi diangkat sebagai pegawai negeri sipil dan sumpah yang kedua diucapkan ketika seorang pegawai negeri dipercaya dalam suatu jabatan tertentu.
Satu pasal yang wajib diingat ketika seorang pegawai negeri diambil sumpahnya, yakni pernyataan bahwa seorang pegawai negeri sipil (PNS) wajib “ Memegang rahasia yang menurut Pemerintah harus dirahasiakan ”. artinya setiap informasi yang sifatnya rahasia tidak boleh diberitahukan kepada pihak lain yang tidak berhak untuk mengetahuinya.
Suatu hal yang harus dan wajib diingat oleh seorang pegawai negeri, yakni makna sekaligus dampak hukum dari sumpah yang telah diucapkan yang sangat begitu besar, sehingga baik disadari atau tidak disadari pegawai tersebut telah terikat pada suatu adagium hukum yang menyatakan bahwa “ Setiap orang mengetahui undang – undang ”.

PENGERTIAN TENTANG INFORMASI
Apa sebenarnya yang dimaksud informasi itu. Secara etimologis kata informasi berasal dari impormare yang berarti “ memberi bentuk ”. Dan yang dimaksud dengan istilah tersebut adalah “ pendapat ”. Pengertian informasi akan menjadi jelas, bila dikaji lebih mendalam. Definisi informasi dalam kamus Inggris tertera kata “ to Inform ” yang artinya “ to supply with knowlegde” , memberi pengetahuan. Singkatnya dapat diartikan pemberitahuan tentang sesuatu atau keterangan.
Dan Arsip yang selama ini banyak kalangan belum memberikan apresiasi serius pada hakekatnya adalah ” informasi terekam dalam berbagai bentuk. ” Informasi dapat berbentuk sesuatu yang tertulis, terlihat, dan terdengar, bisa berupa tulisan, film, video, kaset, bahkan saat ini dalam era perkembangan Informasi Komunikasi (IT) di Kabupaten Jembrana Arsip sangat dimungkinkan akan berbentuk elektronik. Jadi simpulnya arsip merupakan informasi terekam yang tertuang dalam berbagai medium tertentu.

BUKTI PELAKSANAAN KERJA
Bila arsip tercipta dari proses mekanisme kerja administratif yang dilaksanakan oleh Satuan Unit Kerja Pencipta arsip, ini berarti merupakan rekaman dari proses tersebut. Dan akan jelas terlihat hubungan antara pelaksana pekerjaan dengan kekhasan informasi yang terekam. Dalam kaitannya dengan proses administrasi yang terjadi dalam suatu Organisasi pemerintah, jelas bahwa analogi dapat diambil secara tepat, bahwa pegawai negeri sebagai pelaksana tugas menghasilkan informasi terekam berupa arsip pemerintah. Hal ini dapat diartikan bahwa setiap kelalaian yang dilakukan oleh seorang pegawai negeri dalam kaitannya dengan keharusan dan kwajiban dalam mengamankan informasi dapat berdampak hukum, hal ini sesuai dengan ketentuan perundang – undangan yang berlaku.
Kewajiban setiap pegawai negeri dalam pengamanan arsip baik dari aspek fisik maupun informasinya sangat melekat erat pada diri setiap pegawai negeri tanpa terkecuali. Dan dampak hukum setiap pegawai negeri dengan pengamanan informasi kearsipan tertuang jelas pada ketentuan hukum yang berlaku diantaranya :
1. Pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh ) tahun kepada siapa saja yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang undang ini . (UU.No.7/1971,ps 11 ayat 1)
2. Hukuman penjara seumur hidup atau selama – lamanya 20 tahun penjara kepada siapa saja yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan isi naskah itu kepada pihak lain yang tidak berhak mengetahuinya, sedangkan dia diwajibkan untuk merahasiakan hal tersebut. ( UU. No. 7 / 1971, ps. 11 ayat 2 ).


LAYANAN ARSIP
Arsip untuk kepentingan kedinasan telah diatur dengan ketentuan perundang – undangan yang jelas UU No. 7 tahun 1971 tentang Kearsipan dan UU No. 43 tahun 2009, tentang kearsipan, sedangkan khusus untuk arsip dalam fungsinya sebagai rekaman informasi pemerintahan yang dapat digunakan untuk kepentingan umum/ layanan public yang saat ini sudah diatur dalam UU No. 14 tahun 28, tentang Keterbukaan Informasi Publik yang sementara ini masih dalam proses sosialisasi.
Dalam UU No. 7 tahun 1971 dan UU No. 43 tahun 2010 tentang kearsipan, telah tertuang pengertian-pengertian tentang arsip, ada arsip dinamis yang bersifat tertutup dan arsip statis yang bersikap terbuka, namun pada prinsipnya jelas adanya perbedaan yang pasti antara antara “ketertutupan arsip ” dengan “kerahasiaan arsip”.
Ketertutupan mengacu pada sifat yang diberikan kepada semua arsip yang masih digunakan secara langsung oleh organisasi pemerintah. Sedangkan kerahasiaan mengacu pada pembatasan ruang jalinan informasi kearsipan termasuk hal-hal yang menjadi pelengkapnya, contohnya “ isi tanggapan surat atau disposisi. “ Oleh karenanya diberi tanda “ rahasia “ atau “ tidak rahasia “, namun bagaimanapun suatu arsip harus tetap dijaga agar informasi didalamnya tidak diketahui oleh pihak-pihak lain yang tidak berhak, termasuk dikalangan interen pegawai negeri yang secara kedianasan tidak terkait dengan kepentingan kedinasan di lingkungan kerjanya.
Untuk tetap menjaga asas stabilitas, Arsip sejak proses terciptanya harus sudah dipertimbangkan mengenai kerahasiaannya dan untuk menjamin sifat kerahasiaan suatu arsip tetap terjaga, ada beberapa ketentuan perundang-undangan yang wajib dan harus diperhatikan, :
1. Diwajibkan kepada setiap pegawai negeri untuk menyimpan rahasia jabatan dan hanya dapat mengemukakan rahasia jabatan itu kepada dan atas perintah pejabat yang wajib atas kuasa undang-undang ( UU No. 8/1974, ps 6 )
2. kepada siapa saja yang penyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan isi naskah itu kepada pihak lain yang tidak berhak untuk itu (UU No. 7/1971,ps 11 ayat 2 ).
3. memanfaatkan informasi rahasia negara yang diketahui karena jabatannya untuk kepentingan pribadi, golongan atau pihak lain yang tidak berhak ( Peraturan Pemerintah No. 30 / 1980, ps. 3 ayat 1 ).
Dari ketentuan hukum tersebut jelas tersirat bahwa upaya untuk mengamankan informasi arsip tidak saja dikaitkan dengan klasifikasi materi informasinya, melainkan juga pada orang yang terkait dengan proses pengelolaan arsipnya. Pengertian rahasia dan tertutup merupakan benteng terpadu untuk melindungi agar segala jenis informasi arsip itu hanya digunakan oleh yang berhak.
Adapun permasalahan dengan keterbukaan arsip, ketentuan dalam Peraturan Pemerintah No. 34/ 1979 mengacu pada fungsi bukan kepada masalah keterbukaan, yang sudah tentu masih banyak hal yang harus dipertimbangkan. Disini terasa adanya perbedaan fungsi untuk kepentingan kedinasan dan fungsi kepentingan umum.
Guna memasuki kepentingan pelayanan umum ini terdapat dua hal yang perlu dipertimbangkan. Yang pertama ialah materi informasinya dan yang kedua adalah masa ketertutupannya. Dari segi informasi akan dibedakan antara arsip yang boleh disajikan kepada umum dan arsip yang tetap dirahasiakan. Sedangkan dari segi ketertutupan itu pada umumnya juga berpengaruh pada pelayanan, khususnya arsip – arsip yang dianggap perlu untuk dipertahankan ketertutupannya sehingga segala hal yang menyangkut informasi arsip dianggap tidak lagi membahayakan atau merugikan kepentingan Negara atau lembaga penciptanya.
Dengan mempertimbangkan hal – hal tersebut di atas, dampak bahwa pelayanan kepada umum bukan sekedar penyajian materi informasi kepada peneliti melainkan juga kesadaran akan tanggung jawab untuk menjaga stabilitas keamanan. Tanpa adanya petunjuk pelaksanaan yang jelas, kebijakan ini akan mengarah pada subyektivitas yang tinggi, karena perubahan situasi perubahan politik. Akibat lebih jauh ialah bahwa arsip yang pada suatu ketika telah boleh disajikan kepada umum, pada saat yang berlainan terpaksa harus dinyatakan tertutup.

Kesimpulan
Untuk memperjelas pengertian secara keseluruhan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Setiap pegawai negeri pada dasarnya adalah pelaksana fungsi dalam instansi,sehingga dirinya terikat untuk menjaga informasi yang ada disekitarnya.
2. Oleh karena itu arsip harus memperoleh perlindungan memadai , baik secara fisik maupun informasinya. Artinya disamping adanya ancaman sanksi hukum terhadap setiap penyimpangan juga diperlukan ketelitian dan ketepatan pelayanan.
3. Sebagai produk rekaman informasi , arsip memiliki nilai guna yang secara kualitatif berlainan antara yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu harus diupayakan bahwa arsip yang memiliki nilai guna permanen dapat dikelola secara maksimal , sementara arsip yang telah selesai nilai gunanya dapat segera disusutkan.


Jembrana, 20 Oktober 2010.