Pengelolaan kearsipan Desa Pergung dan Pohsanten Dinilai

Jembrana (KPA)- Pengelolaan kearsipan Desa Pohsanten dan Desa Pergung Kecamatan Mendonyo, Kabupaten Jembrana, tanggal 8 Juli 2013 di nilai oleh Tim Kearsipan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali. Tim kearsipan tersebut berjumlah 5 orang diterima langsung oleh masing-masing perebekel Pohsanten dan Perebekel Pergung serta di dampingi oleh Kepala Kantor dan Kasi Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Jembrana. Dalam penerimaan tim kearsipan tersebut Perebekel Pohsanten I Gusti Ketut Wiarta juga memperkenalkan masing-masing kaurnya serta menyerahkan untuk dinilai dan sekalian untuk pembinaan kearsipan serta memeberikan petunjuk kepada stafnya, agar kedepanya bisa disiplin dalam pengelolaan arsip.sehingga arsip bisa dikelola, disimpan dengan baik dan bisa diambil kembali dengan mudah. selanjutnya tim disilakan untuk ke tempat arsip dan di dampingi oleh Sekdes dan para kaur untuk dinilai.
Dalam penilaian tersebut kreterianya tidak jauh beda dalam pembinaan sebelumnya oleh Tim Pembina Arsip Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Bali. Selanjutnya Tim kearsipan berpencar dan didampingi oleh Sekdes dan masing-masing kaur untuk mengecek kembali berkaitan pengelolaan kearsipan. Tim penilai kearsipan I Made Subawa yang didampingi Sekdes menanyakan tentang berkaitan dengan bintek petugas arsip desa termasuk sertipikat yang dimiliki, tupoksi sekdes dan para kaur, buku agenda surat masuk dan surat keluar tahun 2012 dan temu balik surat masuk dan surat keluar sesuai kecepatan dan ketepatan waktu yang telah ditentukan. Tim penilai kearsipan Ida Bagus Suata didampingi oleh kaur menanyakan tentang arsip surat masuk dan surat keluar yang aktip tahun 2013, kartu kendali surat masuk dan surat keluar serta termasuk temu balik yang diambil dari kartu kendali dan dicocokan dengan arsip yang disimpan dalam map gantung yang ada di filing kabinet. Tim penilai arsip I Nyoman Suteja didampingi oleh kaur menayakan proses alur surat masuk dan surat keluar mulai dari pencatatan sampai penyimpanan, berita acara penyerahan surat inaktip dari kaur ke Sekdes, termasuk penyimpanan surat inaktip di depo surat. Dalam penilaian tersebut khusus untuk Desa Pergung memang penataan arsip cukup tertata dengan baik dan rapi dan disertai dengan penerapan sesuai klasifikasi surat yang telah ditentukan. Sekdes Pergung I Gede Parwidana juga dengan lugas, percaya diri dan tidak ada kesulitan dalam menjawab pertanyaan dari tim penilai kearsipan.
Dalam penilaian pengelolaan kearsipan tersebut tentunya mempunyai tujuan pembinaan terhadap petugas yang ada di desa untuk mendorong agar arsip yang ada di desa bisa di kelola, ditata, dan dijaga dengan baik mengingat arsip tersebut sangat penting untuk kepentingan masyarakat desa. Dalam pembinaan arsip perlu juga dipahami dan dimengerti bukan saja sifatnya sementara hanya dipakai untuk lomba melainkan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan benar secara terus- menerus. Dalam pengelolaan arsip aktip dan inaktip, desa juga diharapkan tetap menggunakan pedoman Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 14 tahun 2009 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa/Kelurahan dan Peraturan Gubernur Bali nomor 42 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Bali agar dalam pengelolaan kearsipan menjadi benar terutama klasifikasi surat dan surat menyurat.